Waarderingskamer

Hoe komt algemeen oordeel tot stand?

Algemeen oordeel gebaseerd op onderzoeken

Ons algemeen oordeel geeft ons meest recente oordeel over de uitvoering van de Wet WOZ in een gemeente weer. Het algemeen oordeel publiceren wij op onze website zodat belanghebbenden en de WOZ-uitvoeringsorganisaties eenvoudig kunnen zien hoe hun gemeente "scoort". Daarnaast gebruiken wij het algemeen oordeel om onze toezichtinstrumenten risicogericht in te zetten. 

Het algemeen oordeel dat wij publiceren over een gemeente of een uitvoeringsorganisatie is altijd gebaseerd op een eigen onderzoek dat wij in de betreffende organisatie hebben uitgevoerd.

Algemeen oordeel

Het algemeen oordeel van de Waarderingskamer heeft betrekking op de WOZ-uitvoering door WOZ-uitvoeringsorganisaties (gemeenten en samenwerkingsverbanden). Wij geven een algemeen oordeel per individuele gemeente (mensen wonen in een gemeente en niet in een samenwerkingsverband). Ingeval er binnen een samenwerkingsverband sprake is van een uniform werkproces en van een WOZ-administratie met een gelijk kwaliteitsniveau voor alle deelnemers, dan hebben alle gemeenten van het samenwerkingsverband hetzelfde algemene oordeel. Er is dan de facto sprake van een algemeen oordeel voor het samenwerkingsverband.

Het algemeen oordeel varieert van één ster tot vijf sterren die corresponderen met een bijbehorende beschrijving zoals weergegeven in de onderstaande tabel.

sterren

De hoofdregels bij de bepaling van het algemeen oordeel

Onder al haar toezichtsinstrumenten (zie Aanpak Waarderingskamer) heeft de Waarderingskamer twee toezichtinstrumenten tot haar beschikking waarbij in brede zin een oordeel wordt gegeven over de WOZ-uitvoering door uitvoeringsorganisaties. Dit zijn:

  • een inspectie ter plaatse;
  • een onderzoek interne beheersing.

Daarnaast doen wij elk jaar bij ongeveer 100 gemeenten een onderzoek naar de kwaliteit van de taxaties die ook gevolgen kunnen hebben voor het algemeen oordeel. Zie daarvoor paragraaf 4 van deze notitie.

Een inspectie ter plaatse gebruiken wij vooral bij de, naar belastingcapaciteit (de totale WOZ-waarden van alle objecten in de gemeente) gemeten, kleine en middelgrote WOZ-uitvoeringsorganisaties. 

Een onderzoek interne beheersing wordt voornamelijk toegepast bij de grote WOZ-uitvoeringsorganisaties gemeenten of samenwerkingsverbanden met een totale WOZ-waarde van meer dan circa € 15 miljard, hetgeen overeenkomt met circa 150.000 inwoners en 80.000 WOZ-objecten.

Beide type onderzoeken leiden tot een eindoordeel. Dit kan zijn "moet op onderdelen worden verbeterd", "voldoende" of "goed". Dit eindoordeel is een gewogen kwalificatie gebaseerd op een oordeel over een groot aantal onderzochte aspecten. In de onderzoeken wordt onder andere gekeken naar: 

  • de kwaliteitszorg voor en de kwaliteit van de volledigheid van de WOZ-administratie;
  • de kwaliteitszorg voor en de kwaliteit van de bij de taxatie gebruikte objectkenmerken;
  • de kwaliteitszorg voor en de kwaliteit van de uitgevoerde marktanalyse;
  • de kwaliteitszorg voor en de kwaliteit van de modelmatige waardebepaling;
  • de kwaliteitszorg voor en de kwaliteit van de communicatie met belanghebbenden, inclusief de tijdigheid van WOZ-beschikkingen;
  • de kwaliteitszorg voor en de kwaliteit van de afhandeling van reacties en bezwaren, inclusief de doorlooptijd van de bezwaarafhandeling.

Voor beide toezichtinstrumenten zijn werkinstructies beschikbaar waarin gedetailleerd is beschreven hoe het onderzoek wordt uitgevoerd, welke weging voor de verschillende beoordelingscriteria wordt gehanteerd en hoe het eindoordeel van het onderzoek tot stand komt.

Inspectie ter plaatse

Een inspectie ter plaatse wordt voorafgegaan door een checklist die de betrokken ambtenaar helpt bij de voorbereiding van een inspectie. Zo weet hij welke informatie nodig is voordat de inspecteur komt. 

Daarnaast gebruikt wij bij de voorbereiding van de inspectie ter plaatse de informatie die de gemeente/het samenwerkingsverband heeft gerapporteerd uit de meest recent uitgevoerde zelfevaluaties.

Bij een inspectie ter plaatse kennen we bij de onderdelen die worden onderzocht de volgende oordelen: 

  • Voldaan aan criteria;
  • Aandachtspunt;
  • Verbeterpunt;
  • Lichte achterstand;
  • Achterstand;
  • Ernstige achterstand.

Daarbij geldt dat aandachtspunten niet van invloed zijn op het oordeel en de andere oordelen wel. Daarbij telt in het eindoordeel het aantal malen dat een oordeel gegeven wordt en de zwaarte van dat oordeel. Welke gevolgen dat precies heeft voor het eindoordeel van de inspectie, blijkt uit de werkinstructie voor de inspectie ter plaatse.

Na afloop van de inspectie wordt het concept-eindrapport voorgelegd aan de betrokken gemeenteambtenaar (medewerker samenwerkingsverband) of zijn leidinggevende voor een controle op feitelijke onjuistheden. Ingekomen commentaar binnen de gestelde termijn van twee weken wordt verwerkt en daarna wordt het rapport definitief gemaakt. De managementsamenvatting van het rapport wordt met de datum van het onderzoek op onze website gepubliceerd.

Onderzoek interne beheersing

Het doel van ons onderzoek is om inzicht te krijgen in de inrichting, de naleving en het effect van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. Wij toetsen of de uitvoering van de processen "in control" is. Daarvoor beoordelen wij de interne beheersing van minimaal vier onderdelen van het WOZ-proces. Op basis van de conclusie over de interne beheersing bij deze onderdelen geven wij een totaal oordeel over de interne beheersing van de volledige WOZ-uitvoering door de gemeente.

Het onderzoek interne beheersing begint met een startgesprek. Voorafgaand aan het startgesprek sturen wij informatie over het onderzoek aan de gesprekspartners. In het startgesprek worden verschillende onderwerpen rond opzet en uitvoering van de interne beheersingsmaatregelen besproken. Ook wordt bepaald wie van de kant van de organisatie deelnemen aan het onderzoek en de verschillende deelonderzoeken per geselecteerd onderwerp). Verder geldt dat bij dit type onderzoek alleen de stukken (vastleggingen resultaten interne beheersingsmaatregelen) die op de onderzoeksdag beschikbaar zijn en ook kunnen worden getoond meetellen in de oordeelsvorming. Dat is ook logisch want wij kijken op de onderzoeksdag naar de aanwezige interne beheersingsmaatregelen. 

Later kan nog wel feitelijk onjuiste informatie worden gecorrigeerd, maar later gemaakte of na afloop ingeleverde stukken tellen bij dit onderzoek niet mee. Na afloop van het onderzoek wordt een concept-rapport gemaakt en voorgelegd aan de organisatie om commentaar. Dat commentaar wordt opgenomen in een afzonderlijke paragraaf in het eindrapport. Na afloop van het onderzoek vindt ook een nagesprek plaats waarin de oordelen worden toegelicht en besproken. In het nagesprek kunnen ook wederzijdse leerpunten, afspraken voor het vervolg en voor de oplossing van gevonden knelpunten worden besproken. De managementsamenvatting van het onderzoeksrapport wordt met de vermelding van de datum van het nagesprek op onze website gepubliceerd.

Relatie tussen oordeel en laatste onderzoek

Het algemene oordeel van een gemeente is in principe in overeenstemming met het eindoordeel van de laatst uitgevoerde inspectie ter plaatse of van het laatst uitgevoerde interne beheersingsonderzoek. 

Een algemeen oordeel van één ster wordt alleen gegeven als er sprake is van dringende verbeterpunten die van een zodanig belang zijn dat wij vinden dat het niet verantwoord is om belanghebbenden te confronteren met WOZ-beschikkingen. Zolang een gemeente één ster heeft, stemmen wij niet in met het bekend maken van WOZ-waarden aan belanghebbenden. 

Bij vijf sterren is sprake van een stabiel goede WOZ-uitvoering. 

Relatie met bekend maken nieuwe WOZ-waarden

Jaarlijks berichten wij aan een gemeente of wij instemmen met het bekend maken van de nieuwe WOZ-waarden aan belanghebbenden. Deze instemming baseren wij bij circa 100 gemeenten op een eigen onderzoek (onderzoek kwaliteit taxaties). De instemming wordt soms pas gegeven na realisatie van verbeteringen of na het uitvoeren van een nieuw onderzoek. De meeste gemeenten waar wij een onderzoek kwaliteit taxaties uitvoeren selecteren wij vooraf op basis van een aantal risico-indicatoren.

Bij de overige circa 300 gemeenten baseren wij onze instemming op de resultaten uit de door de gemeente zelf uitgevoerde zelfevaluatie kwaliteit taxaties waarover men de Waarderingskamer heeft gerapporteerd. De uitkomsten van een zelfevaluatie kunnen aanleiding zijn voor het uitvoeren van een eigen onderzoek.

Als uit een onderzoek naar de kwaliteit van de taxaties blijkt dat er sprake is van ernstige tekortkomingen in de kwaliteit van de taxaties, dan krijgt de organisatie een algemeen oordeel van één of twee sterren. Organisaties met een oordeel van twee sterren krijgen alleen toestemming om beschikkingen te versturen als:

  • de geconstateerde tekortkomingen niet direct betrekking hebben op de kwaliteit van de taxaties; of
  • de geconstateerde tekortkomingen die wel betrekking hebben op de kwaliteit van de taxaties geen structureel karakter hebben zodat de WOZ-beschikkingen binnen de kaders vallen wat maatschappelijk geaccepteerd wordt; en
  • deze voor het bekend maken van de nieuwe WOZ-waarden aan belanghebbenden niet structureel kunnen worden opgelost.

Gemeenten met één ster moeten altijd eerst zodanige verbeteringen gerealiseerd hebben dat tenminste twee sterren gegeven kunnen worden, voordat wij instemmen met het bekend maken van de nieuwe WOZ-waarden.

Zolang organisaties een algemeen oordeel van twee sterren hebben en wanneer de tekortkomingen direct betrekking hebben op de kwaliteit van de taxaties, dan vallen deze organisaties onder een regime van verscherpt toezicht. Dat betekent dat deze WOZ-uitvoeringsorganisaties vaker in een jaar door ons worden bezocht en de tekortkomingen aantoonbaar moeten hebben opgelost voordat de WOZ-beschikkingen van het volgende jaar mogen worden verzonden. In het kader van dit verscherpte toezicht moeten de desbetreffende organisaties een plan van aanpak opstellen en vindt er een gesprek op bestuurlijk niveau plaats. De uitvoering van het plan van aanpak wordt gevolgd en gecontroleerd.

Relatie met andere toezichtinstrumenten Waarderingskamer

Alle andere toezichtinstrumenten van de Waarderingskamer, zoals de aprilinventarisatie, de oktoberinventarisatie en de onderzoeken kwaliteit taxaties, hebben vooral een signalerend karakter. Ze kunnen de aanleiding zijn voor een inspectie ter plaatse of voor een onderzoek interne beheersing.

Actualisering algemeen oordeel

Ten slotte benadrukken wij dat ons algemene oordeel over de uitvoering, de stand van zaken op een moment weergeeft. Uitvoeringsorganisaties kunnen, wanneer er een achterstand op een bepaald onderdeel van de werkzaamheden is gesignaleerd, deze achterstand inmiddels hebben weggewerkt. Pas wanneer wij zelf hebben vastgesteld dat de tekortkomingen inderdaad zijn opgelost, kan het algemeen oordeel worden aangepast. Omdat er in de periode 15 februari tot 15 april doorgaans geen inspecties ter plaatse of onderzoeken interne beheersing worden afgerond vindt in die periode in de regel geen bijstelling van algemene oordelen plaats.

Een actualisering van het algemene oordeel wordt altijd schriftelijk medegedeeld aan het dagelijks bestuur van de uitvoeringsorganisatie of aan het college van de gemeente.