Waarderingskamer

02 WOZ Journaal Juni 2015

Nieuwsbrief Waarderingskamer over de Wet Waardering Onroerende Zaken

Ieder jaar stuurt de Waarderingskamer ongeveer rond 1 juli een voortgangsrapportage (258 kB, PDF) over de uitvoering van de Wet WOZ aan de Staatssecretaris van Financiën. Ook dit jaar bevat deze rapportage weer veel interessante feiten over de WOZ-uitvoering.
Het aantal WOZ-bezwaren voor woningen is verder gedaald, maar voor niet-woningen licht gestegen. Er zijn meer gemeenten die alle WOZ-bezwaren op tijd hebben afgehandeld, maar in totaal is er toch een groter aandeel van de WOZ-bezwaren "te laat", dus na 1 januari 2015 afgehandeld. Naast veel positieve feiten bevat deze voortgangsrapportage dus zeker ook nog genoeg aandachtspunten om de komende periode aan te werken. Deze aandachtspunten vindt u ook in dit WOZ-journaal. Communiceren met belanghebbenden (in direct overleg of via de sociale media) kunnen we bijvoorbeeld nog verbeteren. Nadenken over een verstandig niveau van afronden hoort daar ook bij. Maar ook technische ontwikkelingen vergen onze aandacht, waarbij op dit moment zowel BRK-levering als aansluiten op de LV WOZ een belangrijke uitdaging vormen.

Overleg belanghebbenden

Tom van Beek, Heeze Leende en Hans Verhagen, WoCom (rechts)

Overleg met belanghebbenden of in ieder geval afstemming van gegevens voorafgaand aan het vaststellen van de WOZ-waarde kan vaak een positief effect hebben op de acceptatie van de WOZ-waarde. Overleg met belanghebbenden die veel onroerend goed in eigendom hebben of eigenaar zijn van hele grote objecten is van belang.
In dat kader heeft de gemeente Heeze-Leende al enige jaren vooroverleg met WoCom. WoCom is een grote woningcorporatie die (sociale) huisvesting aanbiedt in zes gemeenten: Asten, Cranendonck, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek en Someren.

Hans Verhagen van WoCom vertelt dat de samenwerking in 2007 is gestart: "Destijds hebben we met de vijf gemeenten waarin wij als woningbouw-corporatie werkzaam zijn, een intentieverklaring ondertekend. Deze verklaring had als doel kostbare en tijdrovende bezwaar- en beroepsprocedures te voorkomen door onderling overeenstemming te bereiken over de voor de WOZ-taxaties gebruikte gegevens."

Tom van Beek van de gemeente Heeze-Leende vult aan: "De ondertekende intentieverklaring laat zien dat het meer dan een vrijblijvende afspraak is. Beide partijen committeren zich om elkaar alle relevante gegevens te overhandigen om te komen tot een zo goed mogelijk bestand. Het begint met overeenstemming over het bestand."
Hans Verhagen blikt terug: "Wij hebben ons bij de start laten begeleiden door Oranjewoud (inmiddels Antea). Zij verzorgen nog steeds de jaarlijkse controle voor ons en zit nu rechtstreeks met de taxateur(s) van de gemeenten aan tafel. Overigens wordt er nog maar weinig "aan tafel" gezeten. Het meeste contact verloopt via e-mail en telefoon. Uiteraard gaat het overleg het ene jaar vlotter dan het andere, maar altijd zijn we er samen uitgekomen."

Tom van Beek: In het begin was het wennen aan elkaar. Acht jaar geleden was het nog niet zo gebruikelijk om alle gegevens aan elkaar te verstrekken. Uit de intentieverklaring blijkt dat het doel is om geen bezwaarprocedure met elkaar te voeren. Al snel bleek dat deze manier van om de tafel zitten leidt tot gelijkwaardigheid en vertrouwen. Wees niet bang voor opmerkingen over je bestand, het maakt het uiteindelijk beter. Nu, acht jaar later blijkt van beide kanten dat dit een bijzonder prettige manier van samenwerken is.

Kwaliteit van de gegevens
Gevraagd wordt of voor beide partijen de kwaliteit van de gegevens het uitgangspunt zijn.

Hans Verhagen bevestigt dit: "Absoluut. Als de objectkenmerken en uitgangspunten niet kloppen, heb je het voortdurend over de verkeerde dingen. Fase 1 van de intentieverklaring uit 2007 was dan ook het afstemmen van beide administraties en objectkenmerken. Dat was een flinke klus. Jaarlijks proberen we kenmerken gezamenlijk te verbeteren door het uitwisselen van vragenlijsten, taxatie-rapporten en andere bekende gegevens."

Tom van Beek: "De objectkenmerken, zowel de primaire als de secundaire, vormen de basis van de herwaardering. Omdat wij een eigen taxateur in huis hebben, zijn we in staat om de objecten goed in beeld te hebben. Samen met de informatie vanuit WoCom over hun woningbestand hebben we gezorgd dat alles geoptimaliseerd werd en dit houden we sindsdien goed bij. Nadat jaarlijks de objectkenmerken samen met WoCom zijn vastgesteld, kun je aan de slag met de herwaardering."

Wat kunnen andere gemeenten hiervan leren?
Hans Verhagen: "Het belangrijkste is dat gemeente en corporatie hetzelfde doel moeten hebben, namelijk een realistische en goed onderbouwde WOZ waardering van het bezit. Daarbij is het belangrijk dat partijen openstaan voor elkaars argumenten. Probeer ook niet teveel te verzanden in details. Houd bij een groot aantal woningen het totaalbeeld goed in het oog. Als laatste is continuïteit belang-rijk. Zorg als corporatie voor een duidelijk en meerjarig beleid, zodat de gemeente niet jaarlijks geconfronteerd wordt met nieuwe mensen en werkwijzen."

Tom van Beek: "Overleg met vertrouwen in elkaar. Blijf in gesprek en probeer er ook echt samen uit te komen. Houd elkaar aan de afspraken (geen bezwaarprocedures) en termijnen. En ik onderschrijf wat Hans zegt: het belang van continuïteit. Ik ben hier vanaf 2007 bij betrokken en bewaak de goede intentie en werkwijze die we samen ingezet hebben. Voor gemeenten die willen beginnen, hebben diverse gemeenten voorbeelden voor een intentieverklaring of convenant als basis voor het overleg."

Afrondingsvoorschriften

Regelmatig krijgen wij de vraag of afronden op bijvoorbeeld € 5000 mag of misschien wel moet.
Voor de gebruiker van een taxatiewaarde en de ontvanger van een WOZ-beschikking is een rond bedrag logisch. Een rond bedrag is meer in overeenstemming met de bandbreedte voor de nauwkeurigheid die men verwacht van een taxatie. Het op een beschikking vermelden van een waarde op de euro nauwkeurig suggereert dat er sprake is van een fictieve berekening en niet van een systematische inschatting van een op de markt reële verkoopprijs voor de desbetreffende woning op de waardepeildatum.

Daarom staat er in de Waarderingsinstructie ook nadrukkelijk dat: "de getaxeerde waarden worden afgerond op een niveau dat aansluit bij de nauwkeurigheid van de taxatie. De waarde wordt naar beneden afgerond op eenheden van minimaal € 1000."

Maar bij een hogere waarde geeft een taxatie op € 1000 nauwkeurig nog steeds een onjuist beeld van de nauwkeurigheid die mogelijk is. Daarom wordt in het algemeen deel van de taxatiewijzers voor waardepeildatum 1 januari 2015 een suggestie gedaan voor welk niveau van afronden passend is bij de hoogte en nauwkeurigheid van de taxatie.
De suggestie in het algemeen deel komt neer op:

  • afronden op € 1.000 voor WOZ-waarden tot en met € 100.000;
  • afronden op € 5.000 voor WOZ-waarden tussen € 100.000 en € 1.000.000;
  • afronden op € 10.000 voor WOZ-waarden tussen € 1.000.000 en € 10.000.000;
  • afronden op € 50.000 voor WOZ-waarden boven de € 10.000.000.

Hoewel het algemeen deel van de taxatiewijzers primair gericht is op de taxatie van niet-woningen kunnen deze suggesties ook prima fungeren als richtlijn voor het afronden van de taxatiewaarde van woningen.

Het passend afronden vinden wij een onderdeel van het komen tot een goede WOZ-taxatie. Daarom is ervoor gekozen om voorshands geen dwingende voorschriften te geven voor het afronden van de WOZ-waarde. De hierboven genoemde suggesties zijn dus geen "verplichte voorschriften". Inmiddels pleit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) ervoor deze suggesties wel in de Wet WOZ vast te leggen (zie 10 stappen naar een doelmatiger uitvoering van de WOZ-waardering en belastingheffing). Het door de VNG verwachte voordeel daarvan is dat er dan geen procedures meer kunnen zijn binnen de geschetste afrondingsmarge.

Gebruik sociale media

In het eerst WOZ-journaal van dit jaar hebben we aandacht besteed aan het belang van sociale media voor het communiceren over de WOZ. In dit WOZ-journaal lichten we het gebruik van Twitter er uit. We hebben een aantal gemeenten gevraagd naar hun ervaringen en hun tips voor andere gemeenten.

Het Social Media Team van de gemeente Eindhoven neemt de beantwoording van vragen en opmerkingen via twitter zeer serieus. Daarom benaderen zij altijd collega’s in de organisatie voor de inhoudelijke beantwoording. De vakcollega’s zijn verantwoordelijk voor de juiste inhoud van het antwoord. Voor de toonzetting van het antwoord is het team verantwoordelijk. Zij verwerken empathie en, als het even kan, een vleugje humor in de 140 tekens.
Men ziet in Eindhoven duidelijk effecten van de communicatie via Twitter. In 2014 heeft men via het eigen twitteraccount van de gemeenteraad in de dagen voorafgaand aan de verkiezingen een razende reporter een kijkje achter de schermen laten geven. De opkomstcijfers waren voor het eerst in jaren hoger.

De tips van Eindhoven:

  • Doe het niet alleen, maak een groepje “social media mensen” dat met elkaar overlegt over de beantwoording. Het is geen exacte wetenschap;
  • Betrek vakafdelingen, maak ze deelgenoot en laat zien wat de meerwaarde is;
  • Zorg ervoor dat je (privé) ervaring hebt op Twitter, zodat je het medium, de specifieke gebruiken daar en de tone of voice begrijpt;
  • Wees menselijk en verplaats je in de ontvanger;
  • Durven. Je mag fouten maken, maar geef dat dan ook toe;
  • Probeer snel te reageren. Liefst meteen met een inhoudelijk antwoord, anders met de mededeling dat het antwoord zo snel mogelijk volgt.

Ook Heeze-Leende is actief met Twitter. Zij zetten het actief in om bezwaren over de WOZ te voorkomen: "We willen zoveel mogelijk inwoners bereiken zodat ze met ons in gesprek gaan over de WOZ-waarde in plaats van meteen bezwaar te maken. Meestal komen we er in een gesprek wel uit. Twitter is voor een toenemend aantal burgers een laagdrempelige manier om met ons in gesprek te komen. En voor ons is het een makkelijke manier om hen hierover te informeren. Het is een win-win situatie." De tips van Heeze-Leende:

  • Wees transparant en kom na wat je belooft!
  • Zorg dat de reactietijden richting inwoners kort zijn en geef ze snel, duidelijk en helder antwoord;
  • Wees niet bang om een fout te erkennen en te corrigeren, niemand vindt het erg als je een gemaakte fout recht zet. Een taxatie is nu eenmaal geen exacte wetenschap.
  • Informele communicatie via twitter is voor de burger veelal aantrekkelijker dan een procedure via een WOZ-bureau. En dat geldt ook voor de gemeente gezien de tijdwinst ten opzichte van een tijdrovende bezwarenprocedure en de maatschappelijke kosten voor de proceskosten-vergoedingen;
  • Twitter inzetten, scheelt bezwaren en levert meer tevreden inwoners op!

De gemeenten Apeldoorn en Epe hebben Twitter vooral gebruikt om het (vernieuwde) WOZ-proces toe te lichten: "Twitter is een goed communicatie-middel met een groot bereik. Het leeft onder onze inwoners en dit merkten we aan de hoeveelheid retweets. Vooral de retweets vanuit de lokale makelaardij vonden we positief en ondersteunend.
Wij wilden echter voorkomen erg inhoudelijk te reageren op individuele gevallen. Voor de inhoudelijke afhandeling werd daarom aan betrokkenen gevraagd telefonisch contact op te nemen. Wij hebben het gevoel dat we door de gegeven openheid en de aangeboden mogelijkheid tot bellen, klantvriendelijker zijn geweest dan ooit te voren.

De reacties op onze Twitterberichten via de telefoon werden door ons KCC aangenomen en zij noteerde de gegevens. Hierbij gaven zij uiteraard aan dat de burger dezelfde of de volgende dag teruggebeld zou worden door een taxateur. Deze verzamelde telefoontjes werden vervolgens samengebracht in een ‘workflow’. Dit betekende voor de burger dat zij terug gebeld werden door een voorbereide taxateur die de desbetreffende (woon-) omgeving goed kende.

De tips van Apeldoorn en Epe:

  • Ga Twitter wel inzetten! Pas wel op met inhoudelijke reacties en vooral met privacy gevoelige gegevens. Twitter is een etalage, want iedereen kan meelezen;
  • Soms is het slim om een link te plaatsen in het bericht. Er zijn immers maar 140 tekens beschikbaar en met een link kan een extra toelichting worden meegestuurd;
  • De inwoners hebben het telefonisch contact na de start via Twitter als zeer aangenaam ervaren. Op hun beurt merkten de taxateurs dat zij telefonisch de taxatie beter konden uitleggen. Wij zijn erg enthousiast over dit informele contact en vertellen andere gemeenten er graag over. Dus schroom niet en neem contact met ons op!

BKR levering

Op 10 juni 2015 heeft het Kadaster een brief gestuurd aan alle gemeenten met als onderwerp de beëindiging van de Massale Output AKR (MO). De verwerking van kadastrale mutaties is van groot belang voor de bijhouding van de WOZ-administratie. Gemeenten en samenwerkings-verbanden ontvangen deze kadastrale mutaties nu nog meestal in de vorm van een maandelijks MO bestand en verwerken dit bestand in hun WOZ-systeem.
Het werken met maandelijkse mutatiebestanden past niet meer in het concept van gekoppelde actuele basisregistraties. Daarom gaat het Kadaster de kadastrale mutaties voortaan nog uitsluitend leveren in de vorm van mutatieberichten. Deze nieuwe vorm van aanleveren van (xml) mutatie-berichten wordt aangeduid met BRK-levering.

De komst van BRK levering is al enkele jaren geleden aangekondigd en inmiddels verwerken de eerste gemeenten de berichten uit BRK-levering. Er zijn in beginsel twee manieren om BRK-levering te verwerken in de WOZ-administratie:

  • de berichten via BRK-levering worden direct verwerkt in het systeem voor de WOZ-administratie, zoals nu vaak het MO bestand afzonderlijk wordt ingelezen in de WOZ-administratie. Dit staat dan los van verwerking van de kadastrale gegevens voor andere toepassingen;
  • de berichten uit BRK-levering worden ingelezen in een gemeentelijke mid-office of een gemeentelijk kadastraal systeem. Deze mid-office stuurt dan berichten door naar de WOZ-applicatie. Voor dit doorleveren van de mutaties zal nu gebruik gemaakt worden van StUF bg 03.10.

Met de overgang naar BRK-levering verandert ook de gegevensstructuur van de Basisregistratie Kadaster. Door deze wijziging passen de berichten uit BRK-levering niet goed binnen de StUF bg 03.10 kennisgevingsberichten. Hoe daarmee het best omgegaan kan worden legt KING nog vast in een specificatie van het koppelvlak.

De systemen waarmee de WOZ-administratie wordt bijgehouden moeten dus binnen afzienbare termijn in staat zijn om kadastrale mutaties via BRK-levering te verwerken. De MO-bestanden zijn niet meer beschikbaar vanaf 1 januari 2016. Voor de WOZ is van belang dat alle kadastrale mutaties over 2015 nog wel via MO worden aangeleverd (de laatste over december 2015 dus begin 2016). Het opleggen van aanslagen en bekend maken van nieuwe WOZ-waarden voor 2016 kan dus nog geschieden op basis van MO.

Voortgang LV WOZ

De afgelopen weken zijn de gemeenten Middelburg en Steenbergen aangesloten op de Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ). Voor een actueel overzicht van aangesloten gemeenten, kijkt u op onze site.

Waarderingskamer

Gebruik gemeenteportaal

In het WOZ-journaal van april 2014 hebben wij uitgelegd dat wij steeds minder via papier en steeds meer via het "gemeenteportaal" met gemeenten communiceren.
In dat kader worden sinds april van dit jaar de terugkoppelingen op de periodieke vragenlijsten niet meer per post verstuurd, maar geplaatst op het gemeenteportaal. Van deze plaatsing van de terugkoppeling krijgt de door de gemeente aangewezen contactpersoon een notificatie. De notificatie bevat ook een link, zodat men (na inloggen op het gemeenteportaal) snel bij de terugkoppeling kan komen.
Alle WOZ-medewerkers met een gebruikersnaam voor het gemeenteportaal, kunnen onder "vragenlijsten" de terugkoppeling aan de eigen gemeente vinden.
Alleen wanneer een gemeente heeft aangegeven dat de terugkoppeling gericht moet worden aan het college van burgemeester en wethouders, sturen wij deze terugkoppeling nog via de post.