Beoordelingsprotocol objectkenmerken

Het is alleen mogelijk om tot juiste en betrouwbare WOZ-taxaties te komen, wanneer de gemeente beschikt over een juiste en betrouwbare registratie van objectkenmerken.

Om dit te waarborgen moet de gemeente de juistheid van de in de WOZ-administratie geregistreerde objectkenmerken regelmatig onderzoeken. Daarbij is de norm dat de fysieke werkelijkheid overeen moet komen met de administratieve werkelijkheid. Als uit het onderzoek blijkt dat de WOZ-administratie onvoldoende overeenkomt met de werkelijkheid, moeten er gerichte maatregelen worden genomen om dit te verbeteren.

Het Beoordelingsprotocol objectkenmerken is een nuttig hulpmiddel om een objectief en systematisch beeld te krijgen over de juistheid en betrouwbaarheid objectkenmerken in de gemeentelijke WOZ-administratie. De Waarderingskamer is van mening dat gemeenten het beoordelingsprotocol, of een vergelijkbaar eigen onderzoek, tenminste één keer per jaar moeten doorlopen en dat de resultaten van dit onderzoek en van eventuele verbetermaatregelen, ook moeten worden vastgelegd.

Op basis van gebruikservaringen kan dit Beoordelingsprotocol (PDF, 410 kB) periodiek worden geactualiseerd. U kunt uw ervaringen doorgeven via info@waarderingskamer.nl

We splitsen onze beoordeling van de objectkenmerken op in drie onderdelen, te weten:

1. Een aantoonbaar onderzoek naar de primaire en secundaire objectkenmerken door de gemeente zelf

De gemeente moet aantonen dat er een onderzoek wordt gedaan naar de objectkenmerken en moet uit dat onderzoek conclusies trekken. We hebben sinds februari 2014 een nieuw beoordelingsprotocol objectkenmerken dat in grote lijnen op het volgende neerkomt.
De gemeente vergelijkt van 125 objecten de geregistreerde objectkenmerken in de WOZ-administratie met informatie uit een andere bron. Vaak neemt men de objecten die het meest recent te koop zijn aangeboden op bijvoorbeeld Funda of iWOZ. Maar men kan bijvoorbeeld ook objecten betrekken die men in het kader van bezwaar heeft gecontroleerd. Bij het vergelijken van de gegevens in de WOZ-administratie met de andere bron zijn er in het protocol enige toleranties opgenomen (bouwjaar hoeft niet altijd exact gelijk te zijn). Het betreft de volgende gegevens adres, soortobject, bouwjaar (tolerantie 3 jaar afwijking anders fout), inhoud of oppervlakte (tolerantie 10% afwijking), de bijgebouwen, de secundaire objectkenmerken. Daar waar niets achter de eerdergenoemde gegevens staat, dan moeten de gegevens exact overeenkomen.

Vervolgens berekent de gemeente het aantal afwijkingen binnen deze steekproef, trekt daaruit conclusies over het aantal verwachte afwijkingen in de gehele WOZ-administratie en neemt eventuele maatregelen. Aangezien we pas sinds kort dit beoordelingsprotocol in de huidige vorm bevragen, hebben we tijdens onze inspecties nog enige coulance als we dit de eerste keer bespreken. Dit gaat echter veranderen bij een tweede bezoek of in 2014. De gemeente dient dan echt een onderzoek inclusief conclusies en uit te voeren maatregelen kunnen tonen.

2. De bijhouding van de objectkenmerken

Wij verwachten dat de gemeente één keer in de 5 jaar het hele bestand heeft gecontroleerd (verwoord in een norm van circa 20% per jaar). Hiervoor dient de gemeente in ieder geval tijdens de processen (PMA, bezwaren en bouwmutaties) de objectkenmerken te controleren. Dit kan niet alleen administratief, maar moet ook ter plaatse of inpandig gebeuren. Om tot dit percentage te komen moeten er echter extra werkzaamheden bovenop de controles in het kader van PMA en bezwaar verricht worden. Hoe dit moet worden uitgevoerd daar is de gemeente vrij in. Dit kan gebeuren door bijvoorbeeld:

• bij de marktanalyse de 5 panden links en de 5 panden rechts te controleren;
• bij bezwaren waarbij ter plaatse tegelijkertijd de rest van de straat te controleren en domino-effect;
• risicogroepen (panden van mensen die ergens lang wonen) extra te controleren;
• simpelweg per jaar te zorgen dat er zoals in een aantal gemeenten in Friesland 20% wordt gecontroleerd.

Er is hierbij een scala aan mogelijkheden. Aangezien we merken dat de registratie van deze controles nog lang niet overal op orde is (terwijl gemeenten het prima op orde hebben) of dat gemeenten juist recordsoort 25 vullen om maar aan de 20% te komen (terwijl er in feite geen echte controle heeft plaatsgevonden en het dus niet op orde is, maar ze ons tevreden willen stellen) is de indruk die we krijgen tijdens de inspectie zeer belangrijk. We proberen een beeld te krijgen of mensen veel naar buiten gaan, of panden tijdens de bezwaarfase vaak ter plaatse of inpandig worden gecontroleerd, enzovoorts. We controleren daarom tijdens onze inspectie aan de hand van diverse deelwaarnemingen hoe de objectkenmerken tijdens de diverse processen worden gecontroleerd (we controleren bijvoorbeeld of tijdens de PMA de wijzigingen na aankoop doorgevoerd zijn, of bij het verwerken van de bouwmutaties het gehele object wordt gecontroleerd).

3. De kwaliteit van de primaire en de secundaire kenmerken (zijn de gegevens in de WOZ-administratie wel een goede afspiegeling van wat op straat staat)

We selecteren een aantal objecten van Funda (bij voorkeur sinds 30 dagen te koop). We nemen daarbij als uitgangspunt de primaire objectkenmerken zoals vermeld op Funda, schatten zelf op basis van de foto’s (van Funda) de onderhoudstoestand van het pand in en vergelijken deze met de gegevens in de WOZ-administratie. Bij verschillen gaan we er niet vanuit dat de gegevens op Funda juist zijn, maar verwachten we wel dat de gemeente de verschillen heeft uitgezocht en kan aantonen dat de gegevens in de WOZ-administratie juist zijn (door bijvoorbeeld een aantekening in een memo-veld of de vulling van het controlerecord). We doen dus geen representatieve deelwaarneming in het veld (dit is een taak van de gemeente zie punt 1). Deze deelwaarneming dient alleen ter bevestiging van het verhaal van de gemeente en om onze indrukken te bevestigen dan wel te ontkrachten. Nu bestaat natuurlijk de kans dat we een object hebben geselecteerd dat tijdens de controle van de vraagprijzen inmiddels is gecorrigeerd door de gemeente en dat we zo al gecontroleerde en gecorrigeerde gegevens controleren. Dit ondervangen we tijdens de controle door ook te kijken of de gegevens zijn gewijzigd sinds de voorgaande herwaardering. Indien dit het geval is en er op basis van de controle van de vraagprijsgegevens kenmerken zijn gecorrigeerd dan beoordelen we de gegevens toch als in eerste instantie niet juist (het proces controle objectkenmerken tijdens de PMA gaat dan wel goed).