De aanpak van de Waarderingskamer

De inspecteurs van de Waarderingskamer voeren jaarlijks circa 150 inspecties ter plaatse uit bij gemeenten of bij samenwerkingsverbanden van meerdere gemeenten. Dit onderzoek is er met name op gericht om te beoordelen of de gemeente de werkprocessen om tot een juiste waarde te komen, goed op orde heeft. Daarbij wordt onder andere onderzoek gedaan naar de voortgang van de diverse werkzaamheden, de bereikte resultaten en de door de organisatie zelf uitgevoerde controles. 

Dit type onderzoek vindt plaats aan de hand van een aantal vragen. Op een deel van de kwantitatieve vragen kunnen gemeenten zich vooraf voorbereiden. Tijdens het bezoek aan de gemeente worden steekproefsgewijs ook de bereikte resultaten gecontroleerd. Deze resultaten zijn bijvoorbeeld registraties van objectkenmerken, uitspraken op bezwaarschriften of WOZ-waarden met hun taxatieverslagen. Verder wordt geverifieerd of er geen achterstanden zijn.
Goed georganiseerde werkprocessen en een goede WOZ-administratie dragen bij aan de optimale spreiding van werkzaamheden en daarmee aan de efficiency.

Van de inspectie wordt een rapport gemaakt. Aan de hand van dit rapport en de overige beschikbare informatie, bepaalt de Waarderingskamer haar oordeel over de WOZ-uitvoering door die gemeente. Nadat het rapport is opgemaakt krijgt de gemeente altijd een afschrift. De samenvatting van het rapport van de inspectie ter plaatse is openbaar en is per gemeente in te zien via het tabblad Oordelen.

Jaarlijks voert de Waarderingskamer bij ongeveer 100 gemeenten intensieve controles naar de kwaliteit van de taxaties uit. Bij deze gemeenten analyseren wij de nieuwe WOZ-taxaties en de taxatieverslagen, voordat deze bekend worden gemaakt aan de belanghebbenden. We doen dat aan de hand van het gehele bestand met nieuwe taxatieresultaten. Vervolgens bespreken wij de bevindingen over de kwaliteit van deze nieuwe WOZ-taxaties uit dit bestandsonderzoek. Verder bespreken we de resultaten uit de door de gemeente zelf uitgevoerde controles.

Het feit dat de Waarderingskamer niet jaarlijks alle gemeenten intensief controleert, betekent niet dat de nieuwe taxatiewaarden ongecontroleerd bekend gemaakt worden aan de belanghebbenden. Een gemeente controleert  immers zelf de WOZ-taxaties aan de hand van de door de Waarderingskamer beschikbaar gestelde beoordelingsprotocollen. Wanneer deze controles klaar zijn en alle verbeterslagen zijn afgerond, rapporteert de gemeente de belangrijkste resultaten uit deze beoordelingsprotocollen aan de Waarderingskamer. Wij beoordelen of gemeenten zich houden aan de wettelijke regels en of gemeenten de taxaties voldoende zorgvuldig controleren.
Wanneer we uit de rapportage van de gemeente een onvoldoende beeld krijgen, kunnen we aanvullende vragen of besluiten om alsnog een intensief onderzoek ter plaatse bij de gemeente te doen.

Op basis van ons oordeel over de door de gemeente uitgebrachte rapportage over de eigen kwaliteitsonderzoeken en/of op basis van door ons zelf uitgevoerde intensieve onderzoeken naar de kwaliteit van de nieuwe WOZ-taxaties, bepalen wij of een gemeente de nieuwe WOZ-waarden bekend mag maken aan belanghebbenden. Het feit dat wij instemmen met deze bekendmaking maken wij per gemeente bekend via tabblad Oordelen.

Selectie gemeenten

Gemeenten komen in aanmerking voor een intensieve controle van de nieuwe WOZ-taxaties op basis van:

Uiteraard spelen ook onze ervaringen uit eerdere jaren een rol.

Analyse nieuwe WOZ-taxaties

Wanneer wij zelf een analyse doen van de nieuwe WOZ-taxaties in een gemeente, dan levert de gemeente ons een bestand met alle nieuwe taxaties met de bij de taxatie gebruikte objectkenmerken. Op basis hiervan controleren we of de kwaliteit van taxaties voldoet. We kijken hierbij specifiek naar:

• individuele taxaties van verkochte panden die afwijken van de verkoopprijs
• grote verschillen tussen vergelijkbare verkochte en niet-verkochte woningen. Hierbij wordt onder andere gelet op kwaliteit en onderhoudsniveau van het object
• verschillen tussen oude en nieuwe WOZ-waarden
• eerdere bezwaarschriften bij objecten waarvan de waarde sinds de vorige herwaardering is verlaagd en
• de kwaliteit van de onderbouwingen in het taxatieverslag.

Ontdekken wij hierbij opvallende verschillen, dan vragen wij de gemeente om deze verschillen te verklaren. Op basis van deze verklaring bepalen wij of de gemeente zelf de kwaliteit van de WOZ-taxaties voldoende zorgvuldig heeft gecontroleerd en voldoet aan de eisen die de Wet WOZ stelt.

Controle van de taxatieverslagen

Bij de controle van de taxatieverslagen kijken we naar de volgende punten:

• komen de marktgegevens in het taxatieverslag uit dezelfde buurt
• gaan de marktgegevens in het taxatieverslag over vergelijkbare typen woningen
• zijn de waardeverschillen tussen de vermelde woningen niet te groot en
• hebben de marktgegevens een verkoopdatum tussen een jaar voor de waardepeildatum en een jaar na de waardepeildatum?

Twee keer per jaar vraagt de Waarderingskamer alle gemeenten om de resultaten te verstrekken over de zelfevaluaties  met betrekking tot de voortgang van diverse WOZ-werkzaamheden. Dit gebeurt in april en oktober. De antwoorden van de gemeente geven ons onder andere inzicht in de voortgang van de WOZ-werkzaamheden.

De kengetallen die de gemeente tegelijkertijd verstrekt zorgen ook voor een landelijk beeld van de WOZ-uitvoering in Nederland. Dit overzicht gebruiken we bij onze adviezen aan de staatssecretaris van Financiën, in publicaties en bij vragen van de media. We gebruiken het overzicht ook om diverse belanghebbenden zoals de beheerders van het gemeentefonds en het CBS te informeren.

De Waarderingskamer houdt tweemaal per jaar een dergelijke inventarisatie. De eerste wordt gehouden per 15 april. Voor deze datum is gekozen omdat in een gemeente waar de beschikkingen op tijd zijn verzonden, de bezwaarschriften dan ontvangen moeten zijn en de gemeente dus ook inzicht heeft in het werk dat daaruit gaat voortvloeien. In deze aprilinventarisatie wordt ook gevraagd naar de verwachte waardestijging voor het komende jaar, omdat zowel bij gemeenten als bij de andere gebruikers van de WOZ-waarden reeds voor de zomer de eerste analyses en besprekingen plaatsvinden voor het vaststellen van de tarieven voor het volgende jaar.

De oktoberinventarisatie vraagt naar de toestand op 1 oktober. Deze inventarisatie is vooral gericht op de beoordeling of gemeenten op schema liggen bij het uitvoeren van de nieuwe WOZ-taxaties gericht op het vaststellen van de nieuwe WOZ-waarden in januari of februari van het komende jaar. Verder willen wij weten  wat de resultaten zijn van de bezwaarafhandeling.

Onder interne beheersing verstaan we alle werkzaamheden bij de gemeente gericht op het sturen van de werkzaamheden, het controleren van de kwaliteit van de verrichte werkzaamheden en van de bereikte resultaten. Ook betreft het de maatregelen die worden getroffen wanneer de werkzaamheden of resultaten niet voldoen aan de wettelijke eisen. Bij het onderzoek naar de interne beheersing ligt de nadruk dan ook op het beoordelen van de eigen controles door de gemeente, (de juistheid van) de sturingsinformatie die men gebruikt en de getroffen maatregelen voor het bijsturen van de werkzaamheden.

Het doel van dit onderzoek is om inzicht te krijgen in de inrichting, de naleving en het effect van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. Daarvoor beoordelen wij de interne beheersing van minimaal vier onderdelen van het WOZ-proces. Op basis van de conclusie over de interne beheersing bij deze onderdelen geven wij een algemeen oordeel over de interne beheersing van de volledige WOZ-uitvoering door de organisatie. Wanneer de gehele interne beheersing op orde is, geeft dat ook een waarborg dat de bereikte resultaten op orde zijn.

De Waarderingskamer ziet er op deze manier op toe dat de uitvoeringsprocessen bij gemeenten zo zijn ingericht dat de uiteindelijke WOZ-beschikkingen  voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Dit type onderzoek wordt veelal uitgevoerd bij grotere gemeenten en samenwerkingsverbanden en vindt elk jaar bij 10 tot 15 organisaties plaats.

Bij dit onderzoek wordt een bestandsanalyse uitgevoerd op door de gemeente aangeleverde bestanden om te controleren of de vastgelegde oppervlakte in de WOZ-administratie van een gemeente volledig is en er geen kadastrale oppervlakte in de administratie ontbreekt. Deze bestandsanalyse wordt uitgevoerd met behulp van door de Waarderingskamer opgestelde scripts. Bij deze onderzoeken wordt bijvoorbeeld intensief gebruik gemaakt van de koppeling van de WOZ-objecten aan de kadastrale percelen. De controles zijn gebaseerd op de kwaliteitseisen die zijn vastgelegd in de Waarderingsinstructie, het Gegevenswoordenboek WOZ en onze normatiek zoals deze is gepubliceerd op onze website onder de Kwaliteitseisen.

In de Notitie volledigheidsonderzoek (PDF, 709 kB) van 7 november 2014 wordt beschreven uit welke opeenvolgende geprogrammeerde stappen de bestandsanalyse bestaat. De aanpak van het onderzoek ‘Volledigheid oppervlakte in de WOZ-administratie’ is in ontwikkeling en wordt op basis van onderzoekservaringen voortdurend aangepast.

We kennen vier oordeelcategorieën waarmee we een algemeen oordeel tabblad Oordelen over de WOZ-uitvoering door een gemeente of samenwerkingsverband aangeven en deze openbaar maken op onze site. De vier categorieën zijn goed; voldoende; moet op onderdelen verbeterd worden; en moet dringend verbeterd worden.

Bij de oordelen ‘moet op onderdelen verbeterd worden’ en ‘moet dringend verbeterd worden’, is dat een situatie die in het spraakgebruik wordt aangeduid met verscherpt toezicht.

Bij deze kwalificaties worden afspraken gemaakt over de benodigde maatregelen en wordt een planning voor de noodzakelijke verbeteracties gemaakt. Verder vindt bij deze kwalificaties ook een gesprek met de verantwoordelijke bestuurder plaats. Het gevolg van verscherpt toezicht is dat wij de gemeente of het samenwerkingsverband meerdere keren per jaar bezoeken en de nakoming van de gemaakte afspraken volgen.

Een aanbeveling is een wettelijk toezichtinstrument dat betrekking kan hebben op alle aspecten van de WOZ-uitvoering. Zo hoeft de aanbeveling niet per se betrekking te hebben op de kwaliteit van de waardebepaling, maar kan bijvoorbeeld ook betrekking hebben op de vastleggingen in de WOZ-administratie, de inachtneming van termijnen, de gegevenslevering aan de afnemers of de zorgvuldigheid van de communicatie met belanghebbenden.

Artikel 21 van de Wet WOZ bepaalt dat de Waarderingskamer het College van burgemeester en wethouders een aanbeveling kan doen omtrent de uitvoering van de wet. Alvorens de Waarderingskamer mag overgaan tot een dergelijke formele aanbeveling, moet het college eerst in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. De Waarderingskamer zal pas naar het middel van de aanbeveling grijpen indien andere acties, zoals overleg met de desbetreffende gemeente, niet tot het gewenste resultaat hebben geleid.

De aanbeveling van de Waarderingskamer moet door de gemeente worden opgevolgd. Als de gemeente niet aan de aanbeveling voldoet, draagt de Waarderingskamer het toezicht over aan de staatssecretaris van Financiën. De Waarderingskamer draagt het toezicht pas aan de staatssecretaris over als zij geen redelijke kans meer ziet dat zij zelf de gemeente zo ver krijgt de verbeteringen ter hand te nemen. Voor procedures rondom een aanbeveling is het beleidskader voor een aanbeveling opgesteld. Dit beleidskader vormt bijlage 2 van het Bestuursreglement (pdf, 430 kB) van de Waarderingskamer.