Hoofdstuk 16 - Elektronisch bestuurlijk verkeer

De regeling voor elektronisch bestuurlijk verkeer is opgenomen in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) over verkeer langs elektronische weg. Bijvoorbeeld contact per e-mail, webformulier, een gemeenteportaal en de Berichtenbox. De regeling verplicht inwoners niet tot het gebruik van de elektronische weg, maar de elektronische weg moet per 2026 wel beschikbaar zijn voor inwoners. Als een bestuursorgaan langs die weg optreedt, moet het zich houden aan de gestelde regels.

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) regelt per 1 januari 2026 de manier waarop burgers en bedrijven zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen. Door de invoering van de wet hebben inwoners het recht om officiële berichten, zoals bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. Ook verbetert hun rechtspositie in het digitale contact met de overheid. Dit gebeurt onder andere door:

Berichten digitaal verzenden
Het wordt verplicht om voor alle formele berichten, zoals een bezwaar, een veilig digitaal kanaal aan te wijzen en om inwoners hierover duidelijk te informeren. Technische eisen of taaleisen stellen mogen geen onnodige belemmering vormen. Voor de vindbaarheid is het belangrijk dat alle communicatie over WOZ-documenten, zoals een verzoek om een beschikking of om artikel 40 Wet WOZ-gegevens, hetzelfde kanaal wordt aangewezen.

Digitale berichten ontvangen
Gemeenten en hun systemen moeten die berichten ook goed kunnen ontvangen. Zij dragen daarbij de bewijslast voor gegevens in formele berichten, zoals: het tijdstip van verzending of ontvangst, ontvangstbevestiging, notificatie, en de inlog om het bericht te lezen, meldingen over berichten die niet konden worden bezorgd. Bij een storing van het gemeentelijke systeem, is er een verlengde indieningstermijn.

Ontvangstbevestiging
Bij ieder formeel bericht, moet de gemeente een ontvangstbevestiging versturen. Inwoners hebben in die ontvangstbevestiging ook recht op een afschrift van ingevoerde gegevens in een webformulier zodat zij blijvend kunnen nagaan wat zij wanneer hebben ingevuld.

Overheidshandelen bij fouten
Wanneer een bericht niet juist is ingediend, wordt dit teruggekoppeld en de juiste manier van verzenden uitgelegd. De gemeente kan er ook voor kiezen om het verkeerde bericht toch in behandeling te nemen.

Als een bericht van de gemeente aan een inwoner onbezorgd retour komt, moet het tenminste één keer opnieuw worden verzonden en zo nodig een nieuwe manier gezocht worden om het bericht of de notificatie te versturen.

Zorgplicht
Deze zorgplicht geldt al per 1 januari 2024. Deze plicht gaat over het bieden van passende ondersteuning bij het contact met de overheid. Dit geldt zowel voor offline als online contact. Bijvoorbeeld als het gaat om audiovisuele beperkingen, taalbarrières of digitale vaardigheden.

Dataminimalisatie
Net zoals onder de AVG al geldt, worden alleen (persoons)gegevens opgevraagd die noodzakelijk zijn voor het doel van de communicatie. Dit betekent een verbod op het afdwingen van niet-verplichte gegevens in een webformulier.

Nieuwe notificatie van besluiten
Als de gemeente gebruikmaakt van een Berichtenbox ontvangen inwoners een notificatie als er een bericht voor ze klaar staat. In deze notificatie moet de afzender, de reactietermijn en de aard van het bericht worden vermeld, zoals “ter informatie” of “actie vereist”. De verplichting tot deze nieuwe notificatie met de aard, rechtsgevolgen en termijn behorende bij het bericht, geldt per 1 januari 2027.

Voor inwoners geldt dat zij niet mogen worden gedwongen tot de elektronische weg. Het is dus belangrijk dat inwoners kenbaar maken dat zij langs die weg bereikbaar zijn. Wanneer een bestuursorgaan zich tot hen richt, moet het uitdrukkelijk eerst verifiëren of de geadresseerde langs elektronische weg bereikbaar is.

Een belangrijke vorm van elektronisch verkeer met inwoners is de Berichtenbox van MijnOverheid. Binnen MijnOverheid kunnen inwoners aangeven of zij berichten van een bepaald bestuursorgaan wel of niet in de Berichtenbox wil ontvangen. Het gebruik van MijnGemeente (of het portaal van de belastingsamenwerking) is ook veelvoorkomend met name voor taxatieverslagen en indienen van bezwaar. Daarbij is het belangrijk dat het helder is wat waar wordt geplaatst, zodat mensen geen berichten missen. De gemeente moet zeker weten dat er notificaties worden verzonden, want er kan alleen sprake zijn van bekend maken van een besluit wanneer de belanghebbende ook een notificatie heeft gekregen.

Bij gebruik van vormen van elektronisch verkeer waarbij burgers en bedrijven zich niet uit zichzelf hebben aangesloten, is bijvoorbeeld het feit alleen dat de gemeente een e-mailadres kent, niet voldoende om op die manier met die burgers of bedrijven te mogen communiceren.

Dit geldt ook voor communicatie vanuit de gemeente. Het feit dat een gemeente een e-mailadres op de website vermeldt, houdt niet in dat hiermee de elektronische weg voor het betreffende onderwerp of de betreffende categorie berichten is opengesteld. De gemeente moet (voldoende) expliciet kenbaar maken dat de elektronische weg voor bepaalde onderwerpen of bepaalde categorieën berichten is opengesteld.

Wanneer een inwoner of gemachtigde zelf per e-mail communiceert, mag worden aangenomen dat dit een bruikbaar communicatiekanaal is. Doorslaggevend is of feiten en omstandigheden erop duiden dat het desbetreffende e-mailadres nog in gebruik is en opengesteld is voor een berichtenwisseling met een bestuursorgaan.

Voor digitaal procederen bij de gerechten waar dit verplicht is, geldt dat de datum van het notificatiebericht van een bericht vanuit de rechtspraak in het digitale dossier, de datum van ontvangst is. Van het verkrijgen van notificatieberichten vanuit de rechtspraak kan door een partij worden afgezien. In dat geval geldt de datum van plaatsing als de datum van ontvangst.

Nee. Alleen de vermelding van een algemeen e-mailadres betekent niet dat de gemeente daarmee de elektronische weg heeft opengesteld voor alle handelingen. Het kenbaarheidsvereiste houdt in dat de gemeente kenbaar moet maken op welke wijze de elektronische weg is opengesteld. Om eventuele onduidelijkheid te voorkomen is het verstandig dat op de website van de gemeente wordt aangegeven waarvoor het e-mailadres wordt gebruikt.

De wet regelt dit niet, maar belanghebbenden kunnen aan het bestuursorgaan aangeven dat zij niet meer elektronisch bereikbaar zijn. Het is denkbaar dat ook een bestuursorgaan de eerder geopende elektronische snelweg (tijdelijk) weer mag afsluiten. Behalve technische reden kunnen hier ook organisatorische redenen voor zijn. Hier geldt dat de beëindiging tijdig kenbaar gemaakt moet worden, zodat de betrokkenen er rekening mee kunnen houden.

Nee. Als een bestuursorgaan weigert om een elektronisch bericht in behandeling te nemen, sluit de wet een beroep bij de rechter uit.

Per 2026 wordt van het bestuursorgaan wel verwacht dat als een inwoner via het verkeerde digitale kanaal bezwaar maakt, de gemeente het bezwaar naar het juiste kanaal doorstuurt als dat niet onevenredig veel inspanning van de gemeente vergt. Per 2026 zijn bestuursorganen verplicht is om een digitaal kanaal beschikbaar te stellen.

Het bestuursorgaan kan nadere eisen stellen aan de toegang tot de elektronische weg, bijvoorbeeld met het oog op een uniforme behandeling en een veilig dataverkeer. Het bestuursorgaan kan bijvoorbeeld vereisen dat berichten langs elektronische weg worden verstuurd naar een bepaald e-mailadres. Het bestuursorgaan kan ook eisen stellen aan het format van de documenten die belanghebbenden sturen, bijvoorbeeld door te werken met een contactformulier. De gemeente mag de openstelling ook differentiëren naar bepaalde onderwerpen of categorieën berichten.

Voor gebruik van de elektronische weg via een portaal van de gemeente of de belastingsamenwerking is het gebruikelijk dat de gemeente vereist dat de belanghebbende inlogt met DigiD.

De strekking van artikel 2:15 lid 2 Awb is te voorkomen dat het bestuursorgaan overbelast raakt door een overvloed aan gegevens en documenten, zoals bijlagen, die elektronisch verstuurd worden. De belasting is onevenredig als de afwikkeling van een verzending langs conventionele of de daarvoor opengestelde digitale weg – in termen van tijd en geld – beduidend minder inspanning vraagt van het bestuursorgaan.

Het bestuursorgaan zendt geschriften, maar ook elektronische berichten, tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is, onverwijld door naar dat orgaan, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender.

De doorzendplicht van artikel 2:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) geldt door de ruime uitleg van het begrip “schriftelijk” niet meer alleen voor traditionele geschriften, maar ook voor geschriften die een bestuursorgaan langs elektronische weg bereiken.

Als het langs de elektronische weg ontvangen geschrift niet voor het bestuursorgaan bestemd is en niet wordt doorgestuurd, moet de afzender daarvan zo snel mogelijk op de hoogte worden gesteld.

Per 2026 wordt van het bestuursorgaan verwacht dat als een inwoner via het verkeerde digitale kanaal bezwaar maakt, de gemeente deze naar het juiste kanaal doorstuurt als dat niet onevenredig veel inspanning van de gemeente vergt.

Ja. Aan het vereiste van ondertekening is voldaan door een elektronische handtekening, indien de methode die daarbij voor ondertekening is gebruikt, voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het is gebruikt.

Dit is onder andere het geval als de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden, of als het mogelijk is de ondertekenaar met de handtekening te identificeren. Het inloggen met behulp van DigiD op MijnOverheid of een gemeentelijke website voldoet aan dit vereiste.

Bron 1:

Artikel 2:16 Awb

Gemeenten kunnen gebruikmaken van een elektronische handtekening. Met een hoogwaardige elektronische beveiliging zoals PKIoverheid, kunnen burgers en bedrijven er op vertrouwen dat de elektronische stukken die ontvangen worden via de Berichtenbox authentiek zijn.

Ja. Wel moet de gemeente een bepaalde wijze voor het indienen van bezwaar langs elektronische weg expliciet hebben opengesteld, zoals een MijnGemeenteportaal of een webformulier.

Voorwaarde daarbij is wel dat belanghebbende daarbij voldoet aan de algemene voorwaarden voor elektronisch bestuurlijk verkeer. Het bezwaar moet een authentieke handtekening bevatten die aan de eisen voldoet. Aan deze eis is bijvoorbeeld voldaan, wanneer belanghebbende met DigiD (of eHerkenning) is ingelogd op het portaal van de gemeente of de belastingsamenwerking. De gemeenten kunnen de uitspraak ook digitaal verzenden, bijvoorbeeld via de Berichtenbox.

Als een bezwaarschrift of een verzoek elektronisch wordt ingediend terwijl de gemeente niet kenbaar heeft gemaakt dat de betreffende elektronische weg hiervoor is geopend, dan kan de gemeente er toch voor kiezen dit bezwaar of verzoek in behandeling te nemen.

Per 2026 wordt van het bestuursorgaan verwacht dat als een inwoner via het verkeerde digitale kanaal bezwaar maakt, bijvoorbeeld per e-mail in plaats van via het MijnGemeente-portaal, de gemeente deze naar het juiste kanaal doorstuurt als dat niet onevenredig veel inspanning van de gemeente vergt.

De gemeente kan tot 2026 nog weigeren het bezwaar of verzoek in behandeling te nemen. De gemeente moet deze weigering dan zo snel mogelijk aan de afzender versturen. Voor bezwaarschriften geldt dat als het is geweigerd omdat de elektronische weg daarvoor niet openstaat, het bestuursorgaan de indiener de gelegenheid moet bieden het verzuim te herstellen binnen een daartoe gestelde termijn. Zo niet, dan kan het bezwaar niet om die reden niet-ontvankelijk worden verklaard.

De weigering kan elektronisch worden verstuurd als een indiener kenbaar heeft gemaakt elektronisch voldoende bereikbaar te zijn. De enkele bekendheid van het bestuursorgaan met het e-mailadres van de indiener is niet voldoende.

Voor een digitaal ingediend bezwaarschrift gelden dezelfde eisen van artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) als voor schriftelijke (papieren) bezwaren. Aan de eis van ondertekening van artikel 6:5 lid 1 aanhef Awb kan ook zijn voldaan met een elektronische handtekening. Is de authenticatie van de handtekening onvoldoende gewaarborgd, dan vormt de afwezigheid daarvan een vormverzuim. De gemeente moet dan de mogelijkheid bieden dit vormverzuim te herstellen, bijvoorbeeld door indiener alsnog schriftelijke handtekening toe te laten voegen. Wordt die gelegenheid niet geboden, dan kan het bezwaarschrift niet om die reden niet-ontvankelijk worden verklaard.

Een elektronische bezwaarschrift is tijdig ingediend als het voor het einde van de termijn is ingediend. Als sprake is van een gebrek moet het bestuursorgaan de indiener een termijn geven om dit gebrek te herstellen. Maakt de indiener daarvan geen gebruik, dan kan het bezwaar niet-ontvankelijk worden verklaard.

Voor de afhandelingstermijn van een elektronisch ingediend bezwaarschrift gelden de normale wettelijke termijnen zoals aangegeven in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Ja. Als de gemeente twijfelt aan de betrouwbaarheid van de e-mail, kan de gemeente het bericht weigeren. Bijvoorbeeld wanneer de gemeente betwijfelt of de afzender van de e-mail dezelfde persoon is als de belanghebbende. Tegen de weigering van een e-mail kan geen bezwaar en beroep worden aangetekend.

Ja. Dit kan als de verwerking van het aantal bijlagen zou leiden tot een onevenredige belasting voor het gemeentelijk apparaat.

Ja. Het moet wel duidelijk zijn dat er een machtiging van belanghebbende is. Dit kan bijvoorbeeld met een gescand document waarop de handtekening van de belanghebbende staat.