Hoofdstuk 16 - Elektronisch bestuurlijk verkeer

'Elektronisch bestuurlijk verkeer' is het digitale contact met de overheid.

De regels voor elektronisch bestuurlijk verkeer staan in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Voorbeelden hiervan zijn het contact per e-mail, webformulier, een gemeenteportaal en de Berichtenbox.

De wet verplicht inwoners niet tot het gebruik van de elektronische weg, maar verplicht bestuursorganen er per 2026 wel toe dat een elektronische weg beschikbaar is voor formele communicatie met inwoners, zoals een digitaal WOZ-bezwaar of klacht.

Voor bestuursorganen gelden bijzondere regels voor het digitale contact, zoals een zorgplicht voor minder digitaal vaardigen. Ook blijven analoge kanalen, zoals contact per telefoon of aan de balie, bestaan.

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) regelt per 1 januari 2026 de manier waarop burgers en bedrijven zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen. Door de invoering van de wet hebben inwoners het recht om officiële berichten, zoals bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. Ook verbetert hun rechtspositie in het digitale contact met de overheid. Dit gebeurt onder andere door:

Berichten digitaal verzenden
Het wordt verplicht om voor alle formele berichten, zoals een bezwaar, een veilig digitaal kanaal aan te wijzen en om inwoners hierover duidelijk te informeren. Technische eisen of taaleisen stellen mogen geen onnodige belemmering vormen. Voor de vindbaarheid is het belangrijk dat alle communicatie over WOZ-documenten, zoals een verzoek om een beschikking of om artikel 40 Wet WOZ-gegevens, hetzelfde kanaal wordt aangewezen.

Digitale berichten ontvangen
Gemeenten en hun systemen moeten die berichten ook goed kunnen ontvangen. Zij dragen daarbij de bewijslast voor gegevens in formele berichten, zoals: het tijdstip van verzending of ontvangst, ontvangstbevestiging, notificatie, en de inlog om het bericht te lezen, meldingen over berichten die niet konden worden bezorgd. Bij een storing van het gemeentelijke systeem, geldt een verlengde indieningstermijn of is de termijnoverschrijding verschoonbaar (artikel 2:21 Awb).

Ontvangstbevestiging
Bij ieder formeel bericht, moet de gemeente een ontvangstbevestiging versturen. Inwoners hebben in die ontvangstbevestiging ook recht op een afschrift van ingevoerde gegevens in een webformulier zodat zij blijvend kunnen nagaan wat zij wanneer hebben ingevuld (artikel 2:17 Awb)

Overheidshandelen bij fouten
Wanneer een bericht niet juist is ingediend, wordt dit teruggekoppeld en de juiste manier van verzenden uitgelegd (artikel 2:16 Awb). De gemeente neemt het verkeerde bericht in behandeling als dit zonder al te veel extra inspanning mogelijk is.

Als een bericht van de gemeente aan een inwoner onbezorgd retour komt, moet het tenminste één keer opnieuw worden verzonden en zo nodig een nieuwe manier gezocht worden om het bericht of de notificatie te versturen. Een bericht moet bij ‘bouncing’ nogmaals of op andere wijze worden verzonden. Een toegezonden besluit geldt bij ‘bouncing’ als niet bekendgemaakt (artikel 2:11 Awb).

Zorgplicht
Deze zorgplicht geldt al per 1 januari 2024. Deze plicht gaat over het bieden van passende ondersteuning bij het contact met de overheid. Dit geldt zowel voor offline als online contact. Bijvoorbeeld als het gaat om audiovisuele beperkingen, taalbarrières of digitale vaardigheden (artikel 2:1 Awb).

Dataminimalisatie
Net zoals onder de AVG al geldt, worden alleen (persoons)gegevens opgevraagd die noodzakelijk zijn voor het doel van de communicatie. Dit betekent dat een webformulier zonder wettelijke grondslag niet mag verplichten tot het invullen van gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van het formulier (artikel 4:4 Awb).

Nieuwe notificatie van besluiten
Als de gemeente gebruikmaakt van een Berichtenbox wordt binnen 48 na plaatsing een notificatie aan belanghebbende verzonden als er een bericht voor ze klaar staat (artikel 2:10 Awb). In deze notificatie moet de afzender, de reactietermijn en de aard van het bericht worden vermeld, zoals “ter informatie” of “actie vereist”. De verplichting tot deze nieuwe notificatie met de aard, rechtsgevolgen en termijn behorende bij het bericht, geldt per 1 januari 2027 (artikel 2:10 Awb).

Als een notificatie niet is verzonden of buiten iemands schuld niet is ontvangen, is een termijnoverschrijding verschoonbaar (artikel 2:22 Awb). Als een notificatie niet aankomt, moet deze nogmaals worden verzonden of moet de gemeente de belanghebbende op een andere manier infomeren over het mislukken van de notificatie (artikel 2:11 Awb).

Voor inwoners geldt dat zij niet mogen worden gedwongen tot een digitale manier van contact. Het is dus belangrijk dat inwoners expliciet kenbaar maken dat zij langs die weg bereikbaar zijn. Wanneer een bestuursorgaan zich tot hen richt, moet het uitdrukkelijk eerst verifiëren of de geadresseerde langs elektronische weg bereikbaar is.

Een belangrijke vorm van elektronisch verkeer met inwoners is de Berichtenbox van MijnOverheid. Binnen MijnOverheid kunnen inwoners aangeven of zij berichten van een bepaald bestuursorgaan wel of niet in de Berichtenbox wil ontvangen. Het gebruik van MijnGemeente (of het portaal van de belastingsamenwerking) is ook veelvoorkomend met name voor taxatieverslagen en indienen van bezwaar. Daarbij is het belangrijk dat het helder is wat waar wordt geplaatst, zodat mensen geen berichten missen. De gemeente moet zeker weten dat er notificaties worden verzonden, want er kan alleen sprake zijn van bekend maken van een besluit wanneer de belanghebbende ook een notificatie heeft gekregen.

Bij gebruik van vormen van elektronisch verkeer waarbij burgers en bedrijven zich niet uit zichzelf hebben aangesloten, is bijvoorbeeld het feit alleen dat de gemeente een e-mailadres kent, niet voldoende om op die manier met die burgers of bedrijven te mogen communiceren.

Dit geldt ook voor communicatie vanuit de gemeente. Het feit dat een gemeente een e-mailadres op de website vermeldt, houdt niet in dat hiermee de elektronische weg voor het betreffende onderwerp of de betreffende categorie berichten is opengesteld. De gemeente moet (voldoende) expliciet kenbaar maken dat de elektronische weg voor bepaalde onderwerpen of bepaalde categorieën berichten is opengesteld.

Wanneer een inwoner of gemachtigde zelf per e-mail communiceert, mag in de regel worden aangenomen dat dit een bruikbaar communicatiekanaal is. Doorslaggevend is of feiten en omstandigheden erop duiden dat het desbetreffende e-mailadres nog in gebruik is en opengesteld is voor een berichtenwisseling met een bestuursorgaan.

Voor digitaal procederen bij de gerechten waar dit verplicht is, geldt dat de datum van het notificatiebericht van een bericht vanuit de rechtspraak in het digitale dossier, de datum van ontvangst is. Van het verkrijgen van notificatieberichten vanuit de rechtspraak kan door een partij worden afgezien. In dat geval geldt de datum van plaatsing als de datum van ontvangst.

Nee. Alleen de vermelding van een algemeen e-mailadres op de website, betekent niet dat de gemeente daarmee de elektronische weg heeft opengesteld voor alle handelingen.

De gemeente moet wel kenbaar maken welke elektronische weg is opengesteld voor welk doel. De gemeente wijst een passend veilig digitaal kanaal aan voor formele berichten van en naar inwoners. De gemeente moet bericht op veilige wijze verzenden (artikel 2:9 Awb).

Om onduidelijkheid te voorkomen kan op de website van de gemeente worden aangegeven waarvoor het e-mailadres wel kan worden gebruikt.

Met de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMBEV) hebben inwoners en ondernemers het recht om officiële berichten digitaal aan gemeenten en andere overheidsorganisaties te versturen.

Belanghebbenden kunnen aan het bestuursorgaan aangeven dat zij niet langer digitaal bereikbaar zijn. Elektronisch verkeer mag voor hen niet worden verplicht, behalve dan bij een andere wet waarin expliciet en gemotiveerd van de Awb wordt afgeweken (artikel 2:7 Awb). Bestuursorganen moeten wel digitaal bereikbaar blijven.

Bestuursorganen wijzen, meestal voor een periode van ten minste een jaar, een digitaal kanaal aan. Dit doen zijn door hun zogeheten ‘aanwijzingsbesluit voor elektronische kanalen’ te publiceren in het Gemeenteblad. Een aanwijzingsbesluit kan ook voor meerdere jaren gelden. Tussentijdse of tijdelijke afsluiting van een formeel aangewezen kanaal, zoals een online bezwaarformulier, is dan niet langer mogelijk.

Als een verkeerd digitaal kanaal is gebruikt, kan het bestuursorgaan de afzender wijzen op de juiste wijze van verzending. Het digitale bericht moet echter in behandeling worden genomen als dat zonder bewerking of omzetting mogelijk is. Dat geldt ook in het geval dat voor een bepaald type bericht geen formeel digitaal kanaal is aangewezen.

Als een belanghebbende via het verkeerde digitale kanaal bezwaar maakt tegen de WOZ-beschikking, neemt de gemeente het zo mogelijk in behandeling en stuurt de gemeente het bezwaar door naar het juiste kanaal, als dat niet onevenredig veel inspanning vergt.

Als dat niet mogelijk is, wijst men de afzender op de juiste wijze van verzending. Enkel wanneer een belanghebbende een digitaal kanaal gebruikt dat voor geen enkel formeel bericht is aangewezen, hoeft het bestuursorgaan dit niet te doen.

NB. Wanneer een digitale aanvraag via een verkeerde weg wordt gedaan, kan het bestuursorgaan volstaan met de mededeling dat het bericht onjuist is ingediend en de aanvrager wijzen op de juiste manier van indienen (artikel 2:16 Awb). Maar dit geldt niet bij bezwaarschriften of als het bericht zonder nadere bewerking kan worden behandeld.

Een formeel bericht mag altijd elektronisch aan een bestuursorgaan worden gezonden (artikel 2:13 Awb). Denk aan een aanvraag, klacht, bezwaar, beroep of melding. Het bestuursorgaan wijst bij besluit elektronische kanalen aan – zoals e-mail, webformulier, portaal of uploadmogelijkheid – en kan daarbij nadere eisen stellen, mits die voor belanghebbenden geen onevenredige belemmering vormen. Nadere eisen kunnen worden gesteld met het oog op een uniforme behandeling en veilig dataverkeer.

De gemeente mag berichten wel weigeren wegens overbelasting, zoals bij een zeer groot bestand, of vanwege de onveiligheid, zoals in het geval van een virus (artikel 2:15 Awb). Een formeel elektronisch bericht kan ook worden geweigerd als een vormvoorschrift zich daartegen verzet, zoals het belang van persoonlijke aanwezigheid of het toesturen van het originele document (artikel 2:7 Awb). Dit laatste zal in de WOZ niet veel voorkomen.

Het bestuursorgaan kiest het kanaal en het format van de documenten die belanghebbenden kunnen gebruiken, bijvoorbeeld een contactformulier. De gemeente mag de openstelling ook differentiëren per onderwerp of per categorie berichten.

Voor gebruik van de elektronische weg via een portaal van de gemeente of de belastingsamenwerking is het gebruikelijk dat de gemeente vereist dat de belanghebbende inlogt met DigiD, net zoals bij MijnOverheid. Voor berichten via een Berichtenbox geldt, en bericht mag alleen worden gewijzigd door verzending van een nieuw bericht. De gemeente mag dus geen verzonden berichten verwijderen of vervangen (artikel 2:12 Awb).

De gemeente heeft de bewijslast voor verzending en ontvangst, zoals die in een Berichtenbox. In een procedure zal de gemeente desgevraagd een afschrift van de loggegevens moeten verstrekken.

Voor MijnOverheid richt Logius een centrale voorziening in voor de logging en de verstrekking van loggegevens. Voor MijnGemeente kan de gemeente bepalen welke gegevens worden gelogd. De gemeente draagt daarbij het risico als te weinig wordt gelogd om aan deze bewijslast te kunnen voldoen.

Het bestuursorgaan zendt geschriften, maar ook elektronische berichten, tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is, onverwijld door naar dat orgaan, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender (artikel 2:17 Awb).

Van het intern doorsturen wordt mededeling gedaan. Deze mededeling vormt het startpunt voor de beslistermijn. Dit geldt alleen bij verzoeken om een beschikking en om ambtshalve vermindering van de WOZ-waarde want een WOZ-bezwaar kent een afwijkende beslistermijn. Zonder de mededeling geldt als startpunt van de beslistermijn het tijdstip van onjuiste indiening (artikel 2:24 Awb).

Een bestuursorgaan zendt formele berichten door of terug als het zelf niet bevoegd is, tenzij zonder bewerking niet kan worden afgeleid aan wie het moet worden door- of teruggezonden.

Ja. Aan het vereiste van ondertekening is voldaan door een elektronische handtekening, als de methode die daarbij voor ondertekening is gebruikt, voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het is gebruikt.

Dit is onder andere het geval als de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden, of als het mogelijk is de ondertekenaar met de handtekening te identificeren. Het inloggen met behulp van DigiD op MijnOverheid of een gemeentelijke website voldoet aan dit vereiste.

Gemeenten kunnen gebruikmaken van een elektronische handtekening. Met een hoogwaardige elektronische beveiliging zoals PKIoverheid, kunnen burgers en bedrijven er op vertrouwen dat de elektronische stukken die ontvangen worden via de Berichtenbox authentiek zijn.

Ja. Wel moet de gemeente een bepaalde wijze voor het indienen van bezwaar langs elektronische weg expliciet hebben opengesteld, zoals een MijnGemeenteportaal of een webformulier.

Voorwaarde daarbij is wel dat belanghebbende daarbij voldoet aan de algemene voorwaarden voor elektronisch bestuurlijk verkeer. Het bezwaar moet een authentieke handtekening bevatten die aan de eisen voldoet. Aan deze eis is bijvoorbeeld voldaan, wanneer belanghebbende met DigiD (of eHerkenning) is ingelogd op het portaal van de gemeente of de belastingsamenwerking. De gemeenten kunnen de uitspraak ook digitaal verzenden, bijvoorbeeld via de Berichtenbox.

Vanaf 2026 zijn bestuursorganen verplicht om bij het gebruik van verkeerd digitaal kanaal, bijvoorbeeld per e-mail in plaats van via het MijnGemeente-portaal, een WOZ-bezwaar door te sturen naar het juiste kanaal als dat niet onevenredig veel inspanning van de gemeente vergt.

Het bezwaar moet worden behandeld als dat zonder bewerking mogelijk is. Als dat niet mogelijk is en een verkeerd kanaal is gebruikt, wijst het bestuursorgaan de afzender op de juiste wijze van verzending (artikel 2:16 Awb), verglijkbaar met de herstelmogelijkheid die vóór 2026 ook al gold.

Voor een digitaal ingediend bezwaarschrift gelden dezelfde eisen van artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) als voor schriftelijke (papieren) bezwaren. Aan de eis van ondertekening van artikel 6:5 lid 1 aanhef Awb kan ook zijn voldaan met een elektronische handtekening. Is de authenticatie van de handtekening onvoldoende gewaarborgd, dan vormt de afwezigheid daarvan een vormverzuim. De gemeente moet dan de mogelijkheid bieden dit vormverzuim te herstellen, bijvoorbeeld door indiener alsnog schriftelijke handtekening toe te laten voegen. Wordt die gelegenheid niet geboden, dan kan het bezwaarschrift niet om die reden niet-ontvankelijk worden verklaard.

Een elektronisch bezwaarschrift is tijdig ingediend als het voor het einde van de termijn is ingediend. Wanneer een bestuursorgaan een formeel bericht ontvangt via elektronische weg verstuurt het een ontvangstbevestiging.

Als sprake is van een gebrek geeft het bestuursorgaan de indiener in die ontvangstbevestiging een termijn om dit gebrek te herstellen. Maakt de indiener daarvan geen gebruik, dan kan het bezwaar niet-ontvankelijk worden verklaard.

Ja. Als de gemeente twijfelt aan de betrouwbaarheid van de e-mail, kan de gemeente het bericht weigeren. 

De gemeente mag e-mailberichten weigeren vanwege overbelasting (groot bestand) of onveiligheid (virus). Ook wanneer de gemeente betwijfelt of de afzender van de e-mail dezelfde persoon is als de belanghebbende. Tegen de weigering van een e-mail kan geen bezwaar en beroep worden aangetekend.

Ja. Dit kan als de verwerking van het aantal bijlagen zou leiden tot een onevenredige belasting voor het gemeentelijk apparaat.

Ja. Het moet wel duidelijk zijn dat er een machtiging van belanghebbende is. Dit kan bijvoorbeeld met een gescand document waarop de handtekening van de belanghebbende staat.